How to Web 2026: personalizat de la prima aplicare până la ultima diplomă
Pe scurt
3
zile de conferință, 6–8 octombrie 2026
~70
voluntari pe bibde
3
fluxuri personalizate: aplicarea, onboardingul, diploma
1
problemă mică, rezolvată prompt
După o cursă și un festival, de data aceasta am lucrat cu un organizator de conferințe: How to Web 2026, la București, între 6 și 8 octombrie. Responsabilitatea a fost mare, iar bibde s-a ridicat la așteptările organizatorilor.
Despre How to Web
How to Web este considerat cel mai important eveniment și conferință de startup-uri, tehnologie și antreprenoriat din Europa de Est. Se organizează anual la București, de Asociația pentru Antreprenoriat și Inovație, iar cea mai recentă ediție, How to Web 2026, a avut loc între 6 și 8 octombrie 2026 la Face Convention Center.
Evenimentul adună fondatori de startup-uri, investitori de top, lideri din industrie și reprezentanți ai unor companii internaționale majore, precum OpenAI, Meta, Google și Stripe. Obiectivul principal este conectarea ecosistemului de tehnologie și afaceri, facilitarea de parteneriate, mentorat și obținerea de finanțări pentru startup-uri, inclusiv prin competiții cunoscute precum Spotlight.
Procesul lor, pe platforma noastră
Coordonatoarea de voluntari a făcut aplicarea printr-un tool extern și a importat în bibde voluntarii deja acceptați. De acolo, tot restul s-a întâmplat pe platformă.
Pe bibde a definit punctele de voluntariat și rolurile asociate fiecărui punct și a scris materialele de training pentru voluntari. După asignare, voluntarii au putut vedea ghidul rolului lor în platformă, așa că au știut ce se așteaptă de la ei.
Trei lucruri personalizate
Aplicarea
Fluxul propriu de aplicare al organizatorilor, în tool-ul lor.
Onboardingul
Un flux personalizat, cu documente de semnat: SSM, contract, PSI și training specific.
Diploma
O diplomă de voluntariat personalizată.
Platforma a susținut cu brio toate aceste particularități.
Fiecare, pus în funcție de disponibilitate
Unii voluntari au fost disponibili pe toată perioada conferinței, alții doar câteva ore. În ambele cazuri au fost alocați în concordanță cu disponibilitatea lor, așa că cine putea oferi două ore a primit o sarcină de două ore, nu un loc într-un program pe toată ziua.
În zilele conferinței, voluntarii au făcut check-in când au început lucrul și check-out la sfârșitul turei.
Suport la dispoziție, ca coordonatoarea să conducă evenimentul
Echipa de suport bibde a fost on-call pe toată perioada conferinței. Când a apărut o mică problemă legată de modificarea unui timp de checkout, am intervenit prompt. Așa facem de fiecare dată când știm că avem evenimente în desfășurare: coordonatorii trebuie să se poată ocupa de eveniment, nu de debugging.
Ne-a ajutat foarte mult partea de compliance: semnarea contractelor, instructajul, generarea certificatelor. Toate lucrurile s-au petrecut în background. În alți ani îmi lua ore, de data asta mi-a luat câteva minute. Anul viitor mă voi concentra pe dezvoltarea experienței de voluntar, în loc să pornesc de la zero, ca în fiecare an.
Organizezi o conferință?
Hai să vorbim 20 de minute despre ediția ta următoare.
The bibde team
Platforma din spatele voluntarilor
bibde este platforma cu care au fost pregătiți, repartizați și urmăriți voluntarii de la How to Web 2026.
Povești similare
Guitar Meeting Festival 2026: 170 de voluntari, peste jumătate minori, zero incidente
Patru zile, mai multe scene și peste 10.000 de participanți: cum au fost recrutați, instruiți și urmăriți minut cu minut pe bibde circa 170 de voluntari, peste jumătate minori, fără niciun incident.
Urme pe Play 2026: o mie de alergători, o sută de voluntari, o singură platformă
Două zile, cinci trasee și o cursă pentru copii: cum au fost recrutați, repartizați, instruiți și urmăriți în ziua cursei circa o sută de voluntari, toți pe bibde, la cea mai mare ediție Urme pe Play de până acum.